آدم های ناموفق چطور زمان خود را مدیریت میکنند
۱. قبل از انجام کاری برنامه‌ریزی نمی‌کنند
جدول زمانی مخصوص قطار‌ها و افراد خشک و مقید است. شما به خودتان می‌گویید که همه چیز تحت کنترل است و می‌توان بدون داشتن برنامه‌ای مشخص در دور و اطراف قدم زد و کارها را انجام داد. اما حقیقت چیز دیگری است. داشتن جدول زمانی حیاتی است. داشتن برنامه به شما کمک می‌کند بدانید دقیقا چه کاری باید انجام دهید، به شما کمک می‌کند نتایج کار خود را ثبت کنید و کارهای خود را اولویت‌بندی کنید.
بدون یک برنامه‌ی نوشته‌شده، احتمالا زمان زیادی هدر خواهید داد و در آخر روز، به یاد کارهایی می‌افتید که باید انجام می‌دادید اما ندادید.
۲. کارهای خود را یادداشت نمی‌کنند
این مورد با مورد قبلی، یعنی داشتن برنامه رابطه‌ی تنگاتنگی دارد. اساسا باید همه چیز را نوشت. کاری را که می‌خواهید انجام دهید را بنویسید، کاری که انجام داده‌اید را نیز بنویسید و همچنین کارهایی که وقت انجام آن‌ها را نداشتید. مهم نیست که از گوشی، تقویم و یا هر چیز دیگری استفاده می‌کنید، فقط بنویسید!
۳. به آسانی حواسشان پرت می‌شود
در لحظه زندگی کردن بسیار خوشایند و زیبا است. گاهی اوقات، داشتن چنین خصیصه‌ای به شما اجازه می‌دهد در برخورد با موانع غیرمنتظره در زندگی انعطاف‌پذیر باشید و از زندگی و لحظات آن لذت ببرید؛ بنابراین از فرصت‌های پیش‌بینی‌نشده استفاده کنید و زندگی جالبی در پیش بگیرید.
با این حال، اگر زندگی کردن در لحظه، دائما تبدیل به حواس‌پرتی شود و شما را از انجام کارهای مهمتان بازدارد؛ تبدیل به یک مشکل می‌شود. افراد ناموفق نمی‌توانند بر کاری که در حال انجام آن هستند تمرکز کنند، و در نهایت تصمیمات بسیار بدی در مورد مدیریت زمان می‌گیرند.
اگر شما عکسی از یک جوجه پنگوئن بامزه ببینید و بعد، ناگهان دریابید که کل روز را مشغول گشت‌وگذار در اینترنت و سرچ کردن عکس‌های حیوانات بوده‌اید, بدانید که مشکل تمرکز دارید.
۴. کارها را عقب می‌اندازند
بسیاری از مردم این کار را میکنند، به تعویق انداختن انجام کاری برای سازمان‌دهی دوباره‌ی وقتان، عمل بی‌ضرری است. با این حال، اگر این کار تبدیل به عادت شود و از حالت عادی فراتر رود، باید در روش عمل خود تجدید‌نظر کنید. اگر شما دائما این کار را انجام دهید، در منجلاب فرو می‌روید و کارها روی‌هم انباشته می‌شوند. دائما به خودتان می‌گویید که روزی این کارها را تمام می‌کنم ؛ اما کارها بیشتر و بیشتر می‌شوند. اگر در این وضعیت هستید، باید برای خود یک انگیزه‌ی قوی بیابید و سپس شروع به نوشتن برنامه‌ی زمانی کنید.
۵. برای انجام کارها، آیین مشخصی ندارند
منظور ما، آیین‌های عجیب‌وغریب مذهبی نیست. منظورمان عادت‌های مثبتی هستند که در طول روز به شما انگیزه می‌دهند. مثلا نوشیدن قهوه بعد از بیدار شدن و یا یوگای صبحگاهی و یا گوش کردن به آهنگ انرژیک؛ همین فعالیت‌های کوچک شما را برای یک روز پرانرژی آماده میکنند.
۶. برای خود اوقات فراغت در نظر نمی‌گیرند
شاید چنین توصیه‌ای را در یکی از آن پست‌های اینستاگرامی بی‌مزه دیده باشید! اما به این فکر کنید که آیا واقعا می‌توانید به موفقیت برسید در حالی که زندگی شما تهی از هیجان است؟ شاید جواب این سؤال مثبت باشد؛ اما حتی در این صورت، هدف از این‌همه تلاش چه خواهد بود؟
بسیار مهم است که برای خودتان اوقات فراغت تدارک ببینید؛ باز هم تأکید می‌کنیم که اوقات فراغت هم باید در چارچوب برنامه‌ی زمانی باشند. اگر شما مشغله‌ی زیادی دارید و نمی‌توانید برای خودتان اوقات خوشی بیافرینید، احتمالا موفقیتتان دوام زیادی نخواهد داشت.
انسان‌های ناموفق شاید با کار کشیدن بیش‌ازحد از خودشان بتوانند به موفقیت‌های کوتاه‌مدت برسند، اما در بلند‌مدت، شاید به مرحله‌ی بی‌هدفی و ناشادمانی برسند.
۷. آخرهفتهها را از یاد می‌برند
حتما برای آخر هفته‌ی خود برنامه‌ی فراغت داشته باشید، حتی اگر از فرط بی‌حوصلگی مجبور شوید که مستند فرازمینی‌های باستانی را ببینید، این کار را انجام دهید. با برنامه‌ریزی برای آخرهفتهها، در واقع شما مدیریت زمان خود را تقویت می‌کنید و مجبور می‌شوید از تک‌تک دقایق برای استراحت استفاده کنید تا خود را برای انجام وظایف بزرگ در طول هفته آماده کنید.
۸. برای خود هدف تعیین نمی‌کنند
امروز هدف اصلی شما چیست؟ برای این هفته چطور؟ این ماه؟ داشتن هدف، شما را در مسیر درست نگه می‌دارد. حتی اگر نتوانید در مدت زمان تعیین‌شده به تمام اهداف خود برسید، حداقل تلاش می‌کنید و این خود یک گام بزرگ و ارزشمند است.
۹. نمی‌توانند اولویت‌بندی کنند
اولویت‌بندی مهم است، باید این کار را برای شغل، پول و زندگی شخصیتان انجام دهید. همچنین اولویت‌بندی در مورد استفاده از زمان نیز بسیار بااهمیت است. اگر کارهای خودتان را اولویت‌بندی نکنید، ممکن است تمام‌وقت خود را روی کارهای کوچک بگذارید و به کارهای اصلی رسیدگی نکنید. زمانی که برنامه‌ی زمانی کارهایتان را می‌نویسید، آن‌ها را تحت عناوین ضروری یا اختیاری برچسب‌گذاری کنید.
۱۰. سعی میکنند چند کار را هم‌زمان انجام دهند
اینکه سعی کنید چند کار را هم‌زمان پیش ببرید، نشانه‌ای از مدیریت بد زمان است. زیاد به خودتان فشار وارد نکنید، در هنگام برنامه‌ریزی معقولانه رفتار کنید.
به چیزهای مختلفی فکر کنید؛ آیا واقعا از لحاظ روحی این انرژی را دارید که هر شب با دوستان خود خوش بگذرانید؟ آیا زمان اختصاص داده‌شده برای انجام کاری کم تخمین زده نشده است؟ آیا عملا می‌توانید کارهای مربوط به چند پروژه را به‌طور هم‌زمان مدیریت کنید؟
اگر احساس درونی شما این است که نمی‌توانید چنین حجمی از کار را انجام دهید، بهتر است تک‌تک به انجام آن‌ها بپردازید. در غیر این صورت ممکن است از عهده‌ی انجام بعضی از آن‌ها برنیایید.
۱۱. خود را خسته میکنند
وقتی صحبت از افرادی می‌شود که مدیریت زمان آن‌ها فاجعه است، شاید با خود شخصی را تصور کنید که روی کاناپه دراز کشیده و نوشابه می‌خورد و وقت خود را هدر می‌دهد.
در حقیقت، افراد نامنظم در شکل‌های گوناگونی یافت می‌شوند. بعضی از افراد درست خلاف توصیه‌ی قبلی ما رفتار میکنند، یعنی سعی میکنند بار سنگینی بلند کنند. نتیجه کار اغلب این است که زیر این بار سنگین از حرکت بازمی‌ایستند. آن‌ها کارها را عقب می‌اندازند و یا سعی میکنند در دقایق آخر کارهایشان را تمام کنند. به‌طور خلاصه، بعضی از افراد با روند یکنواختی کار نمی‌کنند. این گونه افراد به مرحله‌ای می‌رسند که تمام انرژی خود را از دست می‌دهد و تا مدت‌ها از کار کشیدن دست برمی‌دارند.
افراد ناموفق اغلب به خاطر تصمیمات نادرستی که در مورد مدیریت زمان می‌گیرند، خود را از پا می‌اندازند. بنابراین اگر شما چنین رویه‌ای در پیش گرفته‌اید، حتما به فکر اصلاح آن باشید.
۱۲. زمانی زیادی جلوی صفحه‌نمایش می‌گذرانند
در عصر دیجیتال، احتمالا کار شما مستلزم این است که ساعت‌ها پشت رایانه بنشینید و به صفحه‌نمایش خیره شوید. با این حال، این موضوع به این معنی نیست که شما در اوقات استراحت نیز باید در توییتر چرخ بزنید یا به اینستاگرام و فیس‌بوک بروید. استفاده زیاد از شبکه‌های اجتماعی می‌تواند مغز شما را آشفته کند. به‌جای اینکه بعد از ساعت‌ها استفاده از رایانه، اوقات استراحت خود را در شبکه‌های اجتماعی بگذرانید، می‌توانید عادت دیگری برای خودتان پیدا کنید، مثلا می‌توانید شروع به خواندن کتاب کنید.
۱۳. در انجام کارها عجله میکنند
گاهی اوقات افراد برای اینکه کارهای بیشتری انجام دهند و به‌اصطلاح بهره‌ور باشند، در انجام کارها تعجیل میکنند، نتیجه این می‌شود که کارهای بیشتری برای خود می‌تراشند و باید اشتباهات خود را اصلاح کنند. به‌جای اینکه بخواهید با عجله کاری را انجام دهید، آرام باشید، از انجام هم‌زمان چند کار اجتناب کنید و برای درست انجام دادن کاری و اتمام آن عجله نکنید. به یاد داشته باشید که نتیجه‌ی عجله کردن در انجام کار، ناتمام ماندن آن است.
نکته های مفید برای مدیریت بهتر زمان و بالا بردن بهره‌وری هنگام کار
۱. بررسی شیوه صرف زمان
برای اینکه یاد بگیرید چگونه وقت خود را بهتر مدیریت کنید، باید اول از همه متوجه نقطه شروع کار خود باشید. در چند روز آینده شیوه صرف زمان خود را زیر نظر بگیرید. با خودتان رک و رو راست باشید، چه مقدار زمان برای چک کردن شبکه‌های اجتماعی می‌گذارید؟ چه زمان‌هایی بیشتر از همه اوقات در روز بهره‌وری بالایی دارید؟ نرم‌افزار‌هایی همچون RescueTime به صورت خودکار می‌توانند استفاده شما از اینترنت را پیگیری کنند، در همین حال نرم‌افزاری عالی همچون Toggle اطلاعات زندگی آفلاین شما را زیر نظر می‌گیرد.
۲. نصب تقویم دیواری
مقاله مرتبط:
۱۰ نکته در طراحی محل کار برای افزایش خلاقیت و بهره وری کارکنان
همه ما در دفتر‌های خود و درون کامپیوتر‌ها تقویم داریم. اما یک تقویم دیواری قابل پنهان شدن از دید شما نیست و با وجود آن‌ها در محل کار همیشه تاریخ قابل مشاهده است. این تقویم دیواری را جایی نصب کنید که قابل دیدن باشد (پشت سر خود نگذارید) و تاریخ‌های مهمی که در ماه باید به یاد داشته باشید را واضح علامت بزنید. اینگونه شما می‌توانید تاریخ و گذشت روز، هفته و ماه را کنترل کنید و هیچ رویداد مهم در آینده فراموش نمی‌شود.
۳. برنامه‌ریزی برای کل روز
قبل از اینکه هر شب به خانه بروید، برنامه کارهایی که باید فردا انجام دهید را مشخص کنید. تو دو لیست نسازید و به جای آن دو وظیفه مهم و با اولویت خود را مشخص کنید تا فردا با تمرکز بیشتر آن‌ها را تکمیل یا به سمت تکمیل شدن ببرید. چرا فقط دو وظیفه اولویت‌دار؟ زیرا دو وظیفه حتی با یک وقفه یک روزه بالاخره انجام شدنی هستند و زمانی که آن دو را به سرانجام برسانید، به پیدا شدن حس بهره‌ور بودن درون شما کمک میکنند.
۴. چک نکردن دائم ایمیل‌ها
آیا هر زمان که روی صندلی خود در دفتر می‌نشینید، شروع به چک کردن ایمیل‌های تازه می‌کنید؟ اینکار شما را به درون کارهای پیچیده دیگری سوق می‌دهد و در نهایت با خراب کردن برنامه شما، تمام نقشه‌هایی که دیشب کشیده بودید را به تاخیر می‌اندازد. ساعت‌های اولیه روز خود را روی وظایفی قرار دهید که بیشترین اولویت و اهمیت را دارند. از این طریق پیشرفتی در کار خود خواهید دید و بعدا نیز با احتمال بیشتری برمی‌گردید و کار خود را تکمیل می‌کنید.
۵. زمانی برای ارتباط با دیگران
تمرکز در زمانی که دائم گوشی شما زنگ می‌خورد، ایمیل دریافت می‌کنید یا دیگران با یکدیگر صحبت میکنند، بسیار سخت است. ۳۰ دقیقه از زمان کار هر روز خود را برای برقراری ارتباط با دیگران بگذارید. پس از آن در کمال تعجب می‌توانید کارهایی بیشتری را تکمیل کنید.
۶. بستن در‌ها
اگر یک دفتر مخصوص خود دارید، در زمان نیاز از بستن در و گذاشتن یک علامت مزاحم نشوید بر روی آن نترسید. اگر نیاز هست با تلفن درخواست‌های ملاقاتی که در زمان‌های حساس می‌شود را رد کنید یا مودبانه از همکار‌های خود بخواهید بعدا پیش شما بازگردند یا بعدا به آن‌ها سر بزنید. زمانی که در حال کار حساس و مهم خود هستید، در‌ها را بر روی اینترنت هم ببندید و نگذارید حواس شما را پرت کند. اپلیکیشن‌هایی همچون Freedom یا Self-Control کمک میکنند تا از هر دو مورد جلوگیری کنید.
۷. زمانی برای کار نکردن
وقفه در بین کار آزار دهنده است اما گاهی اوقات ضروری می‌نماید. شاید چیزی به توجه آنی شما نیاز داشته باشد یا ممکن است یک جلسه ناگهانی آغاز شود. لازم نیست با برنامه ریزی دقیقه به دقیقه روز خود را نابود کنید، به جای آن، انتظار انجام کار واقعی به مدت ۴ تا ۵ ساعت در روز را از خود داشته باشید و باقی وقت را به رفع پیش‌آمد‌ها مشغول شوید.
۸. ادغام وظایف مشابه
زمانی که به ناحیه محل کار خود وارد می‌شوید، سعی کنید وظایف مشابه را با هم انجام دهید. با اینکار حجم کاری که باید در طول روز انجام دهید ناگهان کاهش پیدا می‌کند و تمرکز بر روی وظایف اصلی در محل کار بیشتر می‌شود.
۹. مراقبت از سلامتی
تا به حال شده شب‌ها تا دیر وقت کار کنید و فردای آن روز خسته و بی‌حوصله روز کاری خود را شروع کنید؟ خواب مناسب و کافی، غذا خوردن با برنامه و ورزش قطعا بهره‌وری شما را افزایش خواهد داد. مراقب سلامتی خود باشید.
۱۰. توجه به ریتم زندگی
به قدم اول بازمی‌گردیم، چه زمانی شما بیشترین و بالاترین مقدار بهره‌وری خود را حس می‌کنید؟ ممکن است پس از صرف یک وعده غذا یا شاید ۴۵ دقیقه پس از خوردن چایی یا قهوه صبحگاهی. با توجه به تجربه روزانه خود سعی کنید اوقات حداکثر بهره‌وری خود را پیدا و از آن برای پیشرفت و انجام کارهایی مهم و حساس استفاده کنید. برای زمان‌های حداکثر بهره‌وری خود برنامه ریزی کنید و با انرژی زیاد کارهای خود را انجام دهید. بهتر است کارهای روتین و روزمره را بگذارید برای زمان‌هایی که بهره‌وری شما کاهش پیدا کرده است.
