راهکارهای بهتر مدیریت کردن کار قراردادی و پیمانکاری
۱. بهترین شیوه‌های کسب و کار را به کار بگیرید
یکی از مشکلات عمده پیش روی پیمانکاران در زمان تلاش برای بهبود بهره‌وری و رشد کسب و کار خود، توافق بر سر بهترین شیوه‌های این صنعت است. در نهایت، آنها سیستمی دارند که به آن خو گرفته‌اند و تصور میکنند که سیستم خودشان، بهترین است.
برای جمع‌بندی باید بگوییم که می‌توانید از هر سیستمی برای رسیدگی همه چیز از دفترداری گرفته تا برنامه‌ریزی و نوشتن صورت‌حساب‌ها و مدیریت وظایف استفاده کنید. البته این سیستم باید دانش مقدماتی وظایف داشته باشد و هر کارمند را با ارائه دستورالعمل‌های گام به گام یاری کند. وقتی سیستم مناسبی را مورد استفاده قرار می‌دهید، نه‌تنها موفقیت سطح فعلی خود را تضمین میکنید بلکه آمادگی اندازه‌گیری درست در زمان رشد را نیز خواهید داشت.
۲. سازمان‌های داخلی خود را ارزیابی کنید
پس از تنظیم سیستمی با به کار گرفتن بهترین شیوه‌ها، باید یک ارزیابی جامع از وضعیت شرکت خود انجام دهید. سؤال‌های احتمالی شامل موارد زیر خواهند بود:
آیا کار شما از ثبات مالی برخوردار است؟
آیا با تکرار فروش مواجه می‌شوید؟
آیا ارجاعات مشتری دارید؟
مردم به کار و خدمات مخصوص مشتری شما چه امتیازی می‌دهند؟
میزان گردش مالی کارمندان شما چقدر است؟
با مرور کتاب‌های خود، توجه به گفته‌های آنلاین مردم در مورد کارتان و صحبت با کارمندان و مشتریان، می‌توانید به پاسخ سؤال‌های خود برسید. اگر مناطقی نیاز به بهسازی دارند، پیش از رشد بیش از اندازه‌ی کار خود، روی این مناطق متمرکز شوید.
مثلا اگر کارمندان شما در قسمت خدمات مشتری خوب کار نمی‌کنند و این مورد تبدیل به شکایت شماره یک شما از سمت مشتریان شده است، پس باید روی استخدام اشخاصی با توانایی بهتر در قسمت خدمات مشتری تمرکز کنید یا اینکه پرسنل فعلی خود را تحت آموزش مناسب قرار دهید.
۳. در دسترس باشید
حالا که صحبت از خدمات مشتریان شد، باید یک نکته را ذکر کنیم؛ مشتری آینده‌نگر شما طی ساعات معمول کاری انتظار دارد که رو در روی یک انسان واقعی صحبت کند، نه یک ربات. نمیتوانیم از کسی بخواهیم که تمام‌وقت به مکالمات تلفنی پاسخ دهد، اما انجام این کار برای نگه‌داشتن مشتری در مقابل رقبا ضروری است.
یکی از راه‌های دور زدن این مشکل، انتقال تماس‌های کاری به تلفن همراه در زمانی است که در دفتر کار خود حضور ندارید. حتی اگر تماسی را از دست دادید، سریع‌تر از زمانی که برای رفتن به دفتر مورد نیاز است، می‌توانید با مشتری تماس برقرار کنید.
ساعات کاری خود را برای جلوگیری از سردرگمی، به‌طور واضح روی کارت ویزیت، وب‌سایت و کانال‌های اجتماعی ذکر کنید و البته موقعیت مکانی خود را نیز اعلام کنید. اگر ساعت کاری شما تا ۵ بعدازظهر باشد، دیگر هیچ مشتری با مراجعه به شما در ساعت ۸ بعدازظهر دلخور نمی‌شود.
علاوه بر این پیشنهاد می‌کنیم که برای پاسخ‌دهی به مشتریان در زمان‌های غیرکاری، ایمیل و پیام‌های رسانه‌های جمعی خودکاری ترتیب دهید. برای راضی نگه‌داشتن مشتری، کافی است با یک ایمیل ساده به او اطلاع دهد که پیغامش دریافت شده است و طی ۲۴ ساعت آینده، پاسخی دریافت خواهد کرد.
۴. به یک انجمن صنعتی ملحق شوید
انجمن‌های صنعتی مثل Associated General Contractors تنها به درد شبکه‌سازی نمی‌خورند. این انجمن‌ها می‌توانند به شما در توسعه مهارت‌های ضروری کاری، از تعیین حق‌الزحمه مشتری تا چگونگی نوشتن قرارداد کمک کنند و همچنین می‌توانند نوع محصولات مورد استفاده برای هر کار و محل پیدا کردن تجارت‌های فرعی را معرفی کنند.
۵. بازی‌های بازاریابی خود را گام به گام پیش ببرید
کار ستادهای بازاریابی موفق تنها به جذب مشتریان جدید خلاصه نمی‌شود. آنها پروژه‌های سودآورتری را تأمین میکنند و مشتریان فعلی شما را راضی نگه می‌دارند. این موضوع امروزه با حضور آنلاین و ارتباط با مخاطب مشخص از طریق ایمیل، رسانه جمعی و پست‌های وبلاگ معنا پیدا میکند، در این مکان‌ها می‌بینید مشکلات آنها چگونه حل می‌شود.
شما برخلاف شیوه‌ی کار سخت کسب و کارهای آنلاین، باید روی بازاریابی محلیِ کارتان متمرکز شوید. با کسب اطمینان از در دسترس بودن و قابلیت جستجوی آسان آدرس، شماره تلفن و ساعات کاری به‌صورت آنلاین شروع کنید. سپس با شرکت در جلسات اتاق بازرگانی یا پاسخ به سؤالات یک انجمن روزنامه محلی به شبکه‌سازی آنلاین و آفلاین در اجتماع خود بپردازید و از هزینه کردن اندکی برای تبلیغات کاری خود روی شبکه‌های اجتماعی مثل فیس‌بوک نترسید.
۶. منابع مالی بیشتری جذب کنید
اگر مانند بسیاری از پیمانکاران کوچک کار میکنید، احتمالا پشتوانه‌ی مالی برای پشتیبانی از توسعه کار خود ندارید. جدال‌های جریان نقدی که منجر به تسویه‌حساب با تأخیر مشتریان می‌شود، بسیار شایع هستند. در واقع یافتن راه‌های مختلف دسترسی به خطوط اعتباری، اخذ وام و تضمین جلوگیری از اضافه برداشت از جمله وظایف شما است.
به یاد داشته باشید که اگر بخواهید سرمایه جذب کنید، باید اطلاع دقیق و سازمان‌یافته‌ای از سوابق داشته باشید و در مورد مناسب‌ترین وام برای کسب و کار خود مطابق با نیازهای فعلی خود تحقیق کنید.
۷. انعطاف‌پذیر باشید
حتی اگر یک پیمانکار عمومی باشید، شاید در همه‌ی زمینه‌ها حرفه‌ای عمل نکنید. به همین دلیل به مشتریان خود، خدمات خاصی ارائه میکنید. به هر حال وقتی برای یک مشتری سنگ تمام می‌گذارید، ضمانتی مادام‌العمر به دست می‌آورید. مثلا اگر مسئولیت یک کار برقی را بر عهده داشته باشید و متوجه شوید که یک لوله کمی نشت کرده است و خودتان می‌توانید آن را به‌آسانی تعمیر کنید، به جای این که مشتری را به زحمت خبر کردن یک لوله‌کش بیندازید، خودتان آن را تعمیر میکنید.
۸. یک مربی پیدا کنید
یک مربی می‌تواند شما را در حل مسائل یاری کند. مربی به شما می‌آموزد که چگونه درآمد و مشتریانتان را مدیریت کنید و همچنین شما را به فروشندگان و سرمایه‌گذاران مختلف معرفی میکند. چرا که مربی تجربه این کارها را دارد. گاهی ممکن است این شخص یکی از اعضای خانواده یا یک پیمانکار بازنشسته باشد؛ در غیر این صورت شخصی است که به استخدام شما درمی‌آید.
۹. اشخاص باهوشتر و بااستعدادتر از خودتان استخدام کنید
این مورد، پاسخ بلندمدت شما به هر مشکل خرد مدیریتی احتمالی در آینده است. شما با استخدام افراد باهوشتر و بااستعدادتر از خود به آنها برای رسیدگی به هر وظیفه‌ای بدون نظارت خودتان، اعتماد میکنید. با این کار وقت بیشتری برای تمرکز روی رشد کار پیمانکاری خود خواهید داشت. به‌علاوه طی زمان از آنها چیزهای بسیاری می‌آموزید.
۱۰. مراقب دارایی خود باشید
بسیاری از کارهای ساختمانی به موفقیت نمی‌رسند چرا که نمی‌توانند هزینه‌های پیش روی خود را تأمین کنند. در واقع قبل از توافق بر سر کاری باید مراقب هزینه‌های پیش رو و مخارج اضافی باشید. هزینه‌ها به‌خصوص هزینه مواد و نیروی کار در زمان ارسال سفارشات، جزو پروژه به‌حساب می‌آیند و یک برآورد کلی به مشتری می‌دهند.
راه دیگر مدیریت هزینه‌های پیش رو، تعیین بودجه است. تعیین بودجه نمایانگر مقدار پولی است که به دست می‌آورید و خرج میکنید. اگر میزان مخارج شما از میزان پولی که به دست می‌آورید بیشتر باشد، باید تغییراتی ایجاد کنید مثلا از مخارج غیر ضروری بزنید و نرخ‌های خودتان را بالا ببرید و همیشه در بالای لیست صورتحساب خود باقی بمانید.
۱۱. منحصربه‌فرد ظاهر شوید
آیا کار شما تخصصی دارد یا ملزومات یک بازار خاص را تأمین میکند؟ پس حتما روی مواردی که کار شما را با دیگران در شهرتان متفاوت میکند سرمایه‌گذاری کنید. ممکن است این تمایز در توانایی شما در تأمین خدمات مخصوصی برای دفاتر باشد، درست مثل پیمانکاران دیگری که تنها روی املاک مسکونی تمرکز میکنند.
به هر حال اطمینان حاصل کنید که تعادل سالمی از محصولات خدماتی ارائه دهید. با اینکه بازارهای خاص می‌توانند برای شما برتری رقابتی ایجاد کنند و شما را برجسته کنند؛ اما در تمام زمان‌ها به بزرگی کسب و کارهایی با مخاطبان گسترده نمیشوند.
۱۲. روی بهترین مشتریها دست بگذارید
من موافق رد کردن مشتریها نیستم. اما حقیقت این است که برخی مشتریان بهتر از برخی دیگر هستند. آیا رسیدگی به یک مشتری بدحساب که در ازای چند صد دلار، تنها خواستار رسیدگی به چند کار پیمانکاری جزئی است، ارزشی دارد؟ یا ترجیح می‌دهید پروژه‌ی بزرگی از یک مشتری به دست بگیرید که پول خود را از پیش پرداخت میکند؟
همیشه به یاد داشته باشید که شما خواستار مشتریانی مطمئن از بازگرداندن سرمایه‌تان هستید، نه کسانی که باعث دردسر شما می‌شوند. پیش از اینکه کار به جاهای باریک برسد، قبل از توافق بر سر یک پروژ،ه یاد بگیرید چطور باید این مشتریان را شناسایی کنید. مثلا می‌توانید از چند نفر از همکاران پیمانکار خود بپرسید که سابقه همکاری با این مشتری دارند یا نه. از مشخصه‌های دیگر این مشتریان دردسرساز، برخورد بی‌ادبانه و بدرفتاری آنها با شما و پرسنل شما از همان ابتدای کار یا خودداری از پرداخت بیعانه است.
۱۳. در صورت لزوم، برونسپاری کنید
حالا به مرور حقایقی می‌پردازیم که ناچارا باید بپذیرید: هر روز ۲۴ ساعت دارد و شما بی‌نقص نیستید. خودتان متوجه می‌شوید که باید وظایف خاصی را برونسپاری کنید تا از استرس شما کم شود و به‌طور پیوسته روی رشد کسب و کارتان تمرکز کنید. مثلا شاید حسابداری کاری اعصاب خردکن و زمانبر باشد. پس چرا تمام امور دفترداری و حسابداری خود را به یک مستقلکار یا حسابدار عمومی تأییدشده نسپارید؟
۱۴. آمادگی داشته باشید
آمادگی داشتن بدون توجه به اندازه کسب و کار، می‌تواند باعث موفقیت یا شکست شما شود. با این حال مسائل کوچک، تعیین‌کننده‌ی باقی ماندن پیمانکاران در صحنه کسب و کار است و در نهایت، آمادگی داشتن کلید رسیدن به بهره‌وری و سودآوری است.
مثلا فرض کنید کار بازسازی یک حمام را تمام کرده‌اید و بعد متوجه می‌شوید یک قسمت ۵ دلاری را جا انداخته‌اید. حالا برای اصلاح این قسمت باید چند صد دلار بپردازید تا کار یک‌شبه فیصله پیدا کند. حتی مراجعه به فروشگاه ابزار محل هم برای شما هزینه‌های زمانی و مالی به همراه دارد و شاید مجبور شوید این هزینه اضافی را متحمل شوید چون در قرارداد اصلی نیامده است.
شما نمی‌توانید برای هر وضعیتی برنامه‌ریزی داشته باشید اما سعی کنید همیشه پیش از دست زدن به هر کار شتاب‌زده‌ای، از مهیا بودن تمامی وسائل مورد نیاز برای تکمیل کار مطمئن شوید.
۱۵. از کوچک ماندن کسب و کار نترسید
پیمانکاران زیادی در این مرحله می‌مانند و مجبورند افراد بیشتری استخدام کنند؛ چون نمی‌توانند حجم کار را مدیریت کنند و سود کارها بالاتر نیستند. پیمانکاران زیادی می‌توانند به‌راحتی کوچک بمانند. این مسئله نشان میدهد که آنها از جریان نقدی مثبتی برخوردار هستند چرا که مخارج آنها پایین می‌ماند. کوچک ماندن کار از استرس می‌کاهد، چرا که مدیریت حجم کار را ساده‌تر میکند.
