چطور از وقت خود بیشترین استفاده را داشته باشید
▪ اهداف‌تان را مشخص کنید
منظور ما اهداف بزرگی است که برای کار و زندگی‌تان دارید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید بین کار و زندگی‌تان تعادل بیش‌تری برقرار کنید، بیش‌تر ورزش کنید و بیش‌تر در فعالیت‌های بعد از مدرسه‌ی فرزندانتان دخالت داشته باشید. هنگامی که می‌دانید که اهداف‌تان دقیقا چه هستند، می‌توانید آن‌ها را به وظایف کوچک‌تر خرد کنید و تمرکزتان را بگذارید روی این‌که چطور وظایف کوچک را در برنامه‌ی زندگی‌تان جای بدهید.
▪ همه چیز را تحت نظر داشته باشید
یادداشت‌برداری و قید کردن کارهایی که انجام میدهید به شما کمک می‌کند تا بفهمید که دقیقا چه‌قدر زمان می‌برد تا کارها و وظایف مشخص شده را انجام بدهید (مثلا شستن لباس‌های کثیف، آماده کردن صبحانه و مرتب کردن تخت). بیش‌تر آدم‌ها کارهای ساده‌ای مثل دوش گرفتن را بسیار زمان‌بر و سخت‌تر از آن‌چه واقعا هست می‌بینند و کارهای زمان‌بر و مهم‌تری مانند نوشتن مقاله را دست کم می‌گیرند. اگر دقیقا بدانید که چه‌طور زمان‌تان را سپری می‌کنید، قادر خواهید بود آن را بهتر مدیریت کنید.
▪ برنامه‌های‌تان را اولویت‌بندی کنید
کارهایی را که قرار است انجام بدهید به ۴ دسته تقسیم کنید
▪ فوری و مهم
▪ غیرفوری اما مهم
▪ فوری اما غیرمهم
▪ نه فوری و نه مهم
هدف این است که تا جایی که امکان دارد فقط چند مورد را در دسته‌ی فوری و مهم قرار بدهید. زیرا جمع شدن این کارها سبب می‌شوند که دچار استرس شوید. در صورتی که زمان‌تان را به خوبی مدیریت کنید، احتمالا بیش‌تر وقت‌تان را روی کارهای غیرفوری اما مهم صرف خواهید کرد. به این ترتیب مفیدترین کارها را به انجام خواهید رساند و دچار خستگی و فشار نخواهید شد.
▪ روزتان را زمان‌بندی کنید
زمانی که بدانید هر کدام از کارهای‌تان چه‌قدر وقت می‌گیرند و کدام کار از همه مهم‌تر است، می‌توانید یک برنامه‌ریزی زمانی درست داشته باشید. انعطاف‌پذیر باشید. آیا اواخر روز کارهای‌تان را سریع‌تر انجام میدهید یا اول صبح؟ آیا دوست دارد عصرهای‌تان خالی باشد تا استراحت کنید؟ آیا در صورتی که کاری را پشت سر هم و در یک بازه‌ی زمانی فشرده و کوتاه انجام بدهید راحت‌تر هستید یا دوست دارید کارها را در یک دوره‌ی یک هفته‌ای انجام بدهید؟ در مورد این‌که کدام یک برای شما موثرتر است فکر کنید و بدون هراس، همه چیز را بر اساس آن تغییر بدهید.
▪ ابتدا کارهای سخت را انجام بدهید
مارک توین می‌گفت: اگر کارتان این است که یک قورباغه را بخورید، بهتر است آن را همان اول صبح انجام بدهید. و اگر کارتان این است که ده قورباغه بخورید، بهتر است اول قورباغه‌ای را بخورید که بزرگ‌تر است. به عبارت دیگر، در صورتی که قرار است کار سختی انجام بدهید، بهتر است در اولین فرصت آن را به اتمام برسانید تا مجبور نباشید باقی روز را نگران آن باشید. حداقل این همان چیزی است که نویسنده‌ی یکی از کتاب‌های برجسته‌ی عصر ما فهمیده‌است: قورباغه را قورت بده.
▪ همه چیز را بنویسید
تاثیر نوشتن کارهایی که قرار است انجام بدهید یک توصیه‌ی امتحان شده و اثبات‌شده است. اما شما می‌توانید ابزارهای دیگر را هم استفاده کنید – مهم‌ترین نکته این است که آن را جایی بنویسید. بهتر است ابزاری را که برای دنبال کردن برنامه‌ها و کارهایی که لازم است انجام بدهید، استفاده می‌کنید، همراه داشته باشید. مثلا می‌توانید از تلفن همراه‌تان برای این کار استفاده کنید.
▪ آیا کارهایی که انجام میدهید، ارزش این را دارند که برایشان زمان صرف کنید
همیشه آن تصویر بزرگ (هدف‌تان) را در ذهن داشته باشید و هر کاری که می‌خواهید انجام بدهید از خودتان بپرسید که آیا برای رسیدن به هدف‌تان کمک‌کننده است یا نه. برای مثال، بهتر بود آن یک ساعت اضافه‌ای را که سر کار ماندید، آن هم بدون این‌که کسی از شما خوسته باشد، صرف رفتن به باشگاه یا پیانو نواختن می‌کردید یا کنار فرزندتان با کاری لذت‌بخش مشغول می‌شدید.
▪ خودتان را گول نزنید
اگر مطابق با برنامه‌ی زمانی‌تان قرار بوده کاری را در ساعت ۹ صبح به انجام برسانید، بهتر است پایبند آن باشید. اگر کارتان را به جای ساعت ۹ در ساعت ۹:۱۷ انجام بدهید، دیگر فایده‌ای ندارد حتی اگر در جایی تنها باشید و کارتان را انجام بدهید. زمانی که یکی از کارها را مطابق با برنامه انجام نمی‌دهید، احتمالا سایر موارد را هم به همین ترتیب پیش خواهید رفت. در صورتی که کمی انعطاف‌پذیری می‌خواهید، به خودتان چند گزینه بدهید: مثلا فلان ساعت وقت چک کردن ایمیل یا ویرایش کردن مطالب است. اما به برنامه‌ی زمانی‌تان پایبند باشید به حدی که انگار وحی منزل است. اگر مدتی را با برنامه‌ی زمانی مشخص شده پیش رفتید اما برای‌تان تاثیر مثبتی نداشت می‌توانید آن را تغییر بدهید.
▪ فقط شروعش کنید
اگر میل شدیدی برای به تعویق انداختن کارها دارید، راهی برای شروع پیدا کنید و حداقل یک قدم رو به جلو بردارید. زمانی که کمی پیشرفت در کارتان داشته باشید، احساس بسیار خوبی خواهید داشت و ممکن است خیلی زود خودتان را نزدیک به پیروزی حس کنید. واقعیت این است که نگرش و رویکرد شما معمولا در رفتارتان (و البته نتایجی که به دست می‌آورید) ریشه دارد.
▪ قدر وقت‌تان را بدانید
قبل از این‌که از خانه بیرون بزنید و به محل قرارتان برسید، ۱۵ دقیقه زمان اضافه دارید. خوب احتمالا این زمان را برای جستجو در اینترنت و شبکه‌های اجتماعی صرف خواهید کرد، این‌طور نیست؟ اما قطعا شگفت‌زده خواهید شد از این‌که چه کارهایی را می‌توانید در این مدت انجام بدهید زیرا ۱۵ دقیقه‌هایی که در روز دارید می‌توانند یک ساعت خلاقیت را کنار هم شکل بدهند. به علاوه، با استفاده‌ی مفید از این زمان‌های اضافی، لذت و آرامش بیش‌تری را هم در انتهای روز تجربه خواهید کرد.
▪ کامپیوترتان می‌تواند کمک‌تان کند
فناوری – شبکه، ایمیل، سایت‌های شبکه‌های اجتماعی – می‌توانند ساعت‌ها از وقت‌تان را هدر بدهند. اما در عین حال می‌توانند کمک‌کننده هم باشند. به دنبال ابزارهایی باشید که شما را برای پیگیری و زمان‌بندی کارها یاری می‌رسانند و زمانی که قرار است کاری را انجام بدهید، به شما یادآوری می‌کنند یا حتی می‌توانند سایت‌های وسوسه‌کننده را بلاک کنند.
▪ محدودیت‌های زمانی برای خودتان ایجاد کنید
برای کارهایی که قرار است به انجام برسانید، محدودیت زمانی داشته باشید. ممکن است کارتان زودتر به پایان برسد اما اگر این‌طور نشد، محدودیت زمانی به شما کمک می‌کند که از وقت‌تان به نحو احسن استفاده کنید. زمانی که وقت‌تان به پایان رسید، باز هم ادامه بدهید و کارتان را تکمیل کنید.
▪ ایمیل: سیاه‌چاله‌ی اتلاف وقت
ایمیل چک کردن می‌تواند وقت زیادی را از شما بگیرد و همچنین استرس زیادی به شما وارد کند. برای جلوگیری از این اتلاف وقت ۴ نکته‌ی زیر را دنبال کنید
▪ حذف کنید: اگر ایمیل دریافتی برای‌تان اهمیتی ندارد یا ضرورتی برای باز کردن آن حس نمی‌کنید، خیلی ساده حذف‌اش کنید.
▪ پاسخ بدهید: اگر ایمیل آمده در مورد کاری فوری یا چیزی است که باید سریعا انجام شود، پاسخ آن را بدهید.
▪ فوروارد کنید: اگر ایمیل لازم است به شخص دیگری برسد، آن را فوروراد کنید.
▪ به تعویق بیندازید: اگر ایمیلی برای‌تان آمده که چک کردن و بررسی آن زمان زیادی می‌طلبد اما در حال حاضر وقت ندارید، آن را کنار بگذارید و بعد برای چک کردن‌اش برگردید.
▪ برای خوردن ناهار، زمان کوتاهی را از کار فاصله بگیرید
ممکن است این‌طور به نظر برسد که خوردن ناهار در زمان کار کردن، به صرفه‌جویی در وقت‌تان کمک می‌کند، اما در واقع این‌طور نیست. به عنوان یک قاعده‌ی کلی، ۳۰ دقیقه دوری از کار به شما کمک می‌کند که بهتر کار کنید. اگر هم گرسنه نیستید، بیرون بروید و قدمی بزنید، احتمالا پس از آن با انرژی و تمرکزی بیش‌تری مشغول به کار خواهید شد.
▪ شادی و سرگرمی را هم در برنامه‌ی زمانی کارهای‌تان بگنجانید
کل مفهوم استفاده‌ی بهتر از زمان‌تان به دست آوردن زمان بیش‌تر برای انجام کارهایی است که باید به اتمام برسانید. بنابراین سرگرمی و کارهای غیرمرتبط با شغل‌تان را نیز در برنامه‌ی هفتگی‌تان قرار بدهید تا مثبت بمانید و انگیزه‌ای برای ادامه دادن کارتان داشته باشید و در نتیجه بهره‌وری‌تان افزایش بیابد.
