▪ روزتان را طولانی‌تر کنید.
ممکن است برای کسانی که عاشق خوابیدن تا ظهر هستند، این توصیه برای مدیریت زمان و برنامه ریزی از همه سخت‌تر باشد. هم‌چنین احتمالا مهم‌ترین آنها نیز هست.
روز ما ساعات محدودی دارد، و هر چه بیشتر بخوابیم، ساعات کم‌تری داریم که صرف موفقیت بکنیم. از این رو منطقی‌ترین راه‌حل این است که تا حد امکان روزمان را طولانی کنیم.
ممکن است برای بعضی از شما این به معنی ۸ ساعت خوابیدن، و برای بعضی دیگر به معنی ۶ ساعت خوابیدن در شبانه روز باشد. این بستگی به این دارد که چه مقدار خواب می‌توانید داشته‌باشید. شما باید آزمایش کنید و بفهمید چه‌قدر می‌توانید به خودتان اجازه‌ی خوابیدن بدهید بدون این‌که سلامت‌تان را به خطر بیندازید.
▪ آغاز روزتان را به ساعات اولیه‌ی صبح نزدیک کنید
بسیاری از ما ترجیح می‌دهیم در روزهای آزاد دیر به بستر خواب برویم و تا آن‌جا که ممکن است دیر بلند شویم. من متوجه شدم چیزی که بی‌نهایت موثر است، این است که آغاز روزمان به ساعات اولیه‌ی صبح نزدیک‌تر باشد. در عمل، این یعنی تا آن‌جا که ممکن است زود به بستر خواب بروید و تا آن‌جا که ممکن است زود بیدار شوید.
افکار بیشتر ما در صبح تازه‌تر است، و قابلیت فکر کردن‌مان نیز بیشتر است. احتمالا متوجه شده‌اید که هرچه هوا تاریک‌تر می‌شود و به شب نزدیک‌تر می‌شویم، تنبل‌تر می‌شویم، و تمایل داریم راحت‌طلب‌تر باشیم. برای رفع این حالت، سعی کنید به اندازه‌ی کافی زود به خواب بروید. لازم است کمی به این شیوه عادت کنید اما ارزش‌اش را دارد. من در بیشتر طول هفته خیلی زود، یعنی ۴ صبح بیدار می‌شوم. و هر چند شما مجبور نیستید به این زودی بیدار شوید، اما حس بی‌نظیری است که تا زمان بیرون آمدن دیگران از بستر خواب، چیزهای زیادی را به انجام رسانده باشید.
▪ انزوای برنامه‌ریزی شده
آیا تا به حال برایتان پیش آمده‌است که هنگام انجام یک وظیفه‌ی مهم، تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها یا پیام‌های رسانه‌های اجتماعی حواس‌تان را پرت کند؟ من کاملا یقین دارم که پیش آمده‌است. این نوع حواس‌پرتی به‌ویژه زمانی خطرناک است که غرق چیزی باشیم- به عبارت دیگر هنگامی که در حالت تچان (حالت ذهنی ویژه‌ی انجام یک کنش، م.) هستیم. این‌گونه حواس‌پرتی‌ها می‌تواند ما را از حالت تچان خارج کند، که ممکن است بعد از آن نتوانیم دوباره به آن حالت برگردیم. این نه‌تنها بی‌نهایت آزاردهنده است، بلکه فرصت نوشتن بهترین مقاله، خلق بهترین اثر هنری، سخنرانی و غیره را از ما می‌گیرد.
مطمئن شوید تمام دستگاه‌های الکترونیکی را خاموش کرده‌اید. اگر می‌دانید ممکن است هنگام کار کسی به شما احتیاج داشته‌باشد، از قبل آنها را از برنامه‌تان آگاه کنید. به آنها بگویید که سرتان شلوغ خواهدبود و پس از اتمام کارتان با آنها تماس خواهیدگرفت. بی‌نهایت مهم است که قبل از کار کردن روی هر چیزی، خودتان را از دنیای بیرون منزوی کنید، و برای همین باید برنامه‌ریزی شده باشد.
▪ تنظیم تایمر
من وقتی می‌دانم که می‌خواهم بهره‌ور باشم، همیشه یک تایمر تنظیم می‌کنم. من نمی‌دانم روان‌شناسی ما دقیقا چگونه است، اما هر وقت برای خودمان محدودیت تعیین می‌کنیم، معمولا این محدودیت شکل واقعیت به خود می‌گیرد.
وقتی خودتان را از حواس‌پرتی‌های بیرونی منزوی کردید، یک چارچوب زمانی برای خودتان تعیین کنید. من پی برده‌ام ۵۰ دقیقه کار و سپس ۱۰ دقیقه وقت استراحت موثرترین چارچوب زمانی است. شما می‌توانید این را هر قدر که میخواهید تکرار کنید، اما مطمئن شوید دقیقا به قولی که به خودتان داده‌اید عمل می‌کنید، که در این مورد ۵۰ دقیقه کار به طور خیلی متمرکز، و بعد فارغ از شرایط، ۱۰ دقیقه استراحت است. این را امتحان کنید، و متوجه خواهیدشد که چگونه کیفیت کارتان به آسمان می‌رسد.
▪ برنامه‌ریزی از قبل و تعیین هدف
یک تکنیک خیلی موثر دیگر برای مدیریت زمان و برنامه ریزی این است که از قبل برای هفته‌تان برنامه‌ریزی کنید و اهداف واقع‌گرایانه تعیین کنید.
من این کار را می‌کنم: می‌نشینم، تمام ۷ روز هفته‌ی پیش رو را روی کاغذ می‌نویسم، و شروع می‌کنم به توزیع مهم‌ترین وظایف در روزهای هفته. به علاوه، اهدافی مشخص می‌کنم که می‌خواهم تا آخر هفته به آنها برسم. آن‌چه درباره‌ی این تکنیک، فوق‌العاده است این است که با یادگیری برنامه‌ریزی قبلی خوب، می‌توانم میزان شلوغی زمان بندی‌ام را پیش‌بینی کنم. این من را قادر می‌سازد اولویت‌بندی کنم، و اهدافی تعیین کنم که واقع‌گرایانه و مرتبط هستند. شما نباید اهداف دست‌نیافتنی تعیین کنید، اهدافی که سبب تردید شما نسبت به پیشرفت کلی‌تان می‌شود. از سوی دیگر این رویکردی شگفت‌انگیز است که به شما کمک می‌کند به جلو حرکت کنید و کمک‌تان خواهدکرد شاهد رشد و موفقیت خودتان باشید.
هرچند معمولا امکان‌پذیر یا هیجان‌انگیز نیست که بدانید تمام هفته‌ی آینده‌تان چگونه خواهدبود، اما باید حداقل برای روز بعد برنامه‌ریزی کنید. و بله، برای آن روز هم اهداف کوچک معین کنید. این اطمینان می‌دهد که روزتان بهره‌ور خواهدبود.
▪ اولویت‌بندی کنید
این با توصیه‌ی مدیریت زمان و برنامه ریزی قبلی در ارتباط است اما به هر حال به قدری مهم است که به تنهایی یک اصل باشد.
اولویت‌بندی نه‌تنها به شما کمک می‌کند اول مهم‌ترین وظایف را انجام دهید، بلکه کمک‌تان می‌کند درک کنید در زندگی به کدام سو می‌روید. شما باید قادر باشید اولویت‌هایتان را درست مشخص کنید، اگر برنامه‌ریزی کرده‌اید که خیلی موفق یا مشهور شوید، باید بتوانید این کار را بکنید. اگر مطمئن نباشید از زندگی چه میخواهید نمی‌توانید موفق باشید.
برای همین، فهرستی از کارهای انجام دادنی داشته‌باشید. به هر یک از کارها از ۱ تا ۵ امتیاز بدهید، و آنها را همان‌طور که در توصیه‌ی قبلی ذکر شد در روزهای هفته توزیع کنید. وقتی به‌طور مرتب این کار را بکنید، متوجه خواهیدشد که در گرفتن تصمیم‌های معنادار در زمان و مکان مناسب بهتر عمل می‌کنید.
▪ کیفیت مهم‌تر از کمیت است.
سعی نکنید هم‌زمان تعداد زیادی از وظایف مختلف را انجام دهید. هدف این نیست که در همه چیز موفق باشید. هدف این است که حداقل در یک چیز موفق باشید. همان‌طور که بروس لی گفته‌است: من از مردی که ۱۰۰۰۰ ضربه را یک بار تمرین کرده‌است نمی‌ترسم، اما از مردی که یک ضریه را ۱۰۰۰۰ بار تمرین کرده‌است می‌ترسم.
در درازمدت، خیلی مهم‌تر است که چیزی را تمام کنید، نه این‌که چند چیز مختلف را شروع کنید و نتوانید آنها را به سرانجام برسانید. از این گذشته، به این طریق می‌توانید مطمئن باشید که از کیفیت کارتان کم نگذاشته‌اید. و در مواردی که مجبور هستید وقفه‌ای ایجاد کنید، خیلی آسان‌تر می‌توانید دوباره آن را از همان نقطه ادامه بدهید. توزیع انرژی‌تان در میان وظایف بسیار، تمرکزتان را پایین می‌آورد.
▪ یک وایت‌بورد تهیه کنید.
یک وایت‌بورد و چند ماژیک برای نوشتن تمام اهداف‌تان، دیدگاه‌تان، تهیه کنید. اهداف فردا، این هفته، هفته‌ی آینده، امسال، سال آینده، و غیره را بنویسید. وایت‌بوردی که بتوانید همیشه به آن نگاه کنید، شما را نسبت به پیشرفت‌تان آگاه و حساب‌پذیر می‌کند. هنگامی که اهداف‌مان را می‌نویسیم، شانس خیلی بیش‌تری برای اقدام در جهت آنها داریم، درست بر خلاف بلند گفتن آنها. مطمئن شوید همیشه چیزی دم دست‌تان دارید که می‌تواید افکار و ایده‌هایتان را روی آن بنویسید. شما نباید چیزی فوق‌العاده را فقط به خاطر این‌که آن را فراموش کردید از دست بدهید. بعدها به خاطر این یکی از من تشکر می‌کنید.
▪ کمی قدم بزنید.
در نگاه اول فکر می‌کنید قدم زدن از زمان بهره‌وری‌تان می‌کاهد، اما گمراه نشوید. قدم زدن، به‌ویژه هنگام وقت استراحت، روشی بی‌نهایت کارآمد برای بازیابی انرژی‌تان است. هنگام قدم زدن و تنفس هوای تازه، به افکار و ایده‌های جدید اجازه می‌دهید به ذهن‌تان بیایند. هنگامی که قدم می‌زنید و به موضوعات مختلف می‌اندیشید، فشاری که در طول زمان کار در ذهن‌تان انباشته شده‌است، تخلیه می‌شود، و در عین حال به خلاقیت خود اجازه‌ی گسترش می‌دهید.
▪ گوش کردن به کتاب‌های صوتی.
هنگامی که در حال پیاده‌روی، در اتوبوس یا باشگاه هستید یا کار دیگری می‌کنید که خیلی به تفکر نیاز ندارد، از آن زمان استفاده کنید. من همیشه در موبایل‌ام یا یک کتاب صوتی دارم، یا محتوایی انگیزشی را از یوتیوب بوک‌مارک کرده‌ام و آماده‌ی استفاده از آن هستم.
این توصیه شما را قادر می‌سازد کارایی‌تان را ۲ برابر یا حتی ۳ برابر کنید، و سبب جهشی بزرگ در بهره‌وری‌تان می‌شود.
▪ نرم‌افزار خودکارسازی.
نرم‌افزارهای بسیاری زیادی وجود دارد که می‌تواند کمک‌تان کند وقت‌تان را به‌طورموثر مدیریت کنید. بسته به آن‌چه میخواهید، می‌توانید خدمات رایگان یا هزینه‌داری پیدا کنید که پیشرفت‌تان را وارد مرحله‌ی جدیدی بکند.
به هر حال، بی‌نهایت سودمند است که مجبور نباشید نگران گذر زمان باشید، یا کارتان را در تمام دستگاه‌هایتان هم‌گام (سینکرونایز) بکنید تا در هر لحظه از زندگی‌تان آماده‌ی استفاده باشد. اگر نرم‌افزاری داشته‌باشید که مراقب وظایف اصلی باشد، می‌توانید از حداکثر توان خود استفاده کنید و روی چیزهای واقعا مهم تمرکز کنید.
▪ ذهن‌تان را برای موفقیت دوباره شرطی‌سازی کنید.
درست مانند زندگی من، احتمالا بیشتر شما در میان انبوهی از باورهای محدودکننده احاطه شده‌اید. به ما آموخته‌اند که زندگی بی‌نهایت دشوار است و ابرثروتمند و ابرموفق شدن نزدیک به غیرممکن است. خوب اثبات شده‌است که این نوع موانع روان‌شناختی به شدت مانع پیشرفت ما می‌شود (با چشم بسته غیب گفتم. ). اما به محض این‌که بتوانید درک کنید چیزی امکان‌پذیر است، انگیزه پیدا می‌کنید، خودتان را وقف آن می‌کنید، خوش‌بین می‌شوید، و می‌دانید که اهداف‌تان واقعی هستند. قادر خواهیدبود سخت‌تر و بیشتر، و با اشتیاق بی‌پایان تلاش کنید.
این‌که بتوانید ذهن‌تان را دوباره شرطی‌سازی کنید بی‌نهایت مهم است. من هر روز قبل از این‌که به خواب بروم، چند دقیقه را صرف یادآوری این موارد می‌کنم:
من به خاطر امروز بی‌نهایت شکرگزارم.
امروز چیزهای زیادی یاد گرفتم – این چیزها چه بودند؟
امروز چیزهای زیادی به‌دست آوردم – این چیزها چه بودند؟
من برای فردا بی‌نهایت هیجان‌زده هستم چون فردا چیزهای بیش‌تری یاد می‌گیرم و به‌دست می‌آورم.
من یک مقصد دارم؛ من یک هدف دارم.
من هر روز به اهداف‌ام نزدیک‌تر می‌شوم.
هر روز را طوری گرامی می‌دارم که انگار روز آخرم است.
شما می‌توانید هرچه میخواهید به این فهرست اضافه کنید، اما باید مطمئن شوید هر روز به این رویه پایبند هستید. با این تمرین ذهن‌تان را با این باورها هم‌گام می‌کنید، خودتان را شرطی می‌کنید که این جملات را باور کنید. هم‌چنین آخرین چیزهایی که قبل از خواب رفتن به آن فکر می‌کنید باید نخستین‌چیزهایی که باشند که هنگام بیدار شدن به یاد می‌آورید. آزمایش‌ها نشان داده‌است که در اغلب موارد همین‌طور است. این هر روز صبح حتی به شما انگیزه‌ی بیش‌تری می‌دهد، و شما را به سوی بهره‌وری بیشتر، و مدیریت زمان به‌طور موثرتر هل می‌دهد. ذهنیت مثبت کلیدی است دوستان من.
به یاد داشته‌باشید، وقت ما روی این سیاره محدود است. برای موفقیت نه‌تنها باید شور و اشتیاق داشته‌باشید، بلکه باید برای آن وقت بگذارید. با به کار گرفتن این توصیه‌ها برای مدیریت زمان و برنامه ریزی ، می‌توانید زندگی‌تان را به‌طور چشمگیری تغییر دهید. از آنها استفاده کنید و موفق شوید.
